Qu’il s’agisse de déménager dans le pâté de maisons, à travers la ville ou le pays, le déménagement de bureaux peut souvent s’avérer être un défi que personne ne peut relever sans beaucoup de prévoyance et une planification détaillée. Lorsque vous êtes confronté à un déménagement pour votre entreprise ou votre bureau, vous vous demandez probablement par où commencer dans le processus de planification et comment trouver la bonne entreprise de déménagement de bureau pour vous assurer que les articles de votre entreprise sont en sécurité et transportés de manière responsable et avec soin.
De votre côté, une préparation et une formation adéquates sur le processus de déménagement de bureau vous permettront d’être en sécurité dans votre déménagement et confiant que vous pratiquez les bonnes techniques pour emballer et préparer correctement vos affaires pour vos déménageurs.
Si vous recherchez les meilleurs conseils de déménagement de bureau, nous vous couvrons de tout ce qui concerne le déménagement d’entreprise. Apprenez-en davantage sur la meilleure façon de vous préparer, ainsi que vos employés et votre entreprise, grâce à notre liste de contrôle complète pour le déménagement de bureaux.
Comment trouver les meilleurs déménageurs de bureau professionnels
Avant de commencer à préparer le processus de déménagement, vous devrez bien sûr réserver la bonne entreprise de déménagement de bureaux professionnelle pour votre déménagement. Lorsque vous recherchez les bons déménageurs d’entreprise, vous voudrez vérifier quelques éléments différents au cours de votre recherche.
La première chose à faire lorsqu’il s’agit de rechercher la bonne entreprise de déménagement professionnelle pour votre déménagement : vous devez évaluer les avis de votre entreprise potentielle pour déterminer son niveau de service client et son expérience. Vous pouvez également demander à vos collègues, partenaires, amis et famille d’obtenir de bonnes recommandations d’entreprise.
Lorsque vous recherchez des entreprises de manière organique en ligne, ne vous contentez pas non plus de regarder les avis affichés sur le site Web de l’entreprise de déménagement. Ces avis peuvent facilement être modérés ou supprimés pour n’afficher que les avis favorables. Au lieu de cela, consultez les avis des clients sur des sites tels que Google Reviews, le Better Business Bureau, Yelp, etc. Ces avis proviennent d’anciens clients réels qui peuvent vous donner une bonne idée de ce à quoi vous attendre de l’entreprise de déménagement que vous envisagez. Si un client a une mauvaise critique de l’entreprise, cela vous donnera également une bonne idée de la façon dont une entreprise répond aux critiques ou aux expériences client négatives.
Une fois que vous avez trouvé quelques entreprises différentes qui, selon vous, pourraient convenir à vous et à votre entreprise, assurez-vous d’obtenir des devis de chacune d’entre elles pour comparer les prix et les services. Rechercher des devis vous permettra non seulement de trouver le prix le plus raisonnable pour les services qui vous intéressent, mais vous donnera également une meilleure idée des prix du marché pour la taille et l’ampleur de votre déménagement dans son ensemble. Cela vous aidera également à éliminer toute escroquerie de déménagement potentielle, car leurs devis initiaux seront étrangement inférieurs à ceux des autres entreprises que vous avez examinées, ou n’auront pas autant d’avis que les autres entreprises.
Enfin, vous devrez bien sûr vérifier les accréditations, les suggestions et les licences de votre entreprise potentielle pour vous assurer qu’elles ont tort de fournir aux clients un service de haute qualité et qu’elles disposent des licences appropriées pour fonctionner correctement.
Liste de contrôle de déménagement de bureau
Maintenant que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour trouver les bons déménageurs, il est temps de commencer à planifier le déménagement lui-même. Lisez ci-dessous les conseils complets pour le déménagement de bureau qui vous mettront, vous et votre entreprise, dans la meilleure forme le jour du déménagement.
- Commencez à planifier dès que possible
- S’organiser
- Désencombrez votre bureau
- Communiquez avec vos employés
- Faites un aménagement de votre nouveau bureau
- Soyez conscient des besoins informatiques
- Planifier les échéances et les opérations en conséquence
- Boîtes d’emballage et d’étiquetage
- Avertir les tiers et mettre à jour l’adresse
Si vous lisez cette liste de contrôle, il y a de fortes chances que vous soyez en forme pour cette étape, mais nous l’avons néanmoins incluse car elle est importante. Commencer le processus de planification, y compris la réservation de votre compagnie de cinéma, le plus tôt possible vous permettra de respecter le bon horaire et vous assurera que vous n’êtes pas en reste en essayant de réserver à la dernière minute (surtout pendant la haute saison des déménagements).
Que vous déménagiez dans quelques mois ou dans un an ou deux, il n’est jamais trop tôt ou un mauvais moment pour démarrer votre processus ou être en avance sur votre calendrier. Au début du processus de planification, vous devez d’abord commencer par faire une liste de ce qui doit être fait et par quand, ainsi que par qui. Cela vous permettra de rester organisé et de mettre en place une structure pour votre processus de réinstallation.
Dans le même ordre d’idées que de commencer votre processus de planification dès que possible, vous devriez également envisager d’organiser votre mobilier, votre inventaire et votre matérialisation dès que possible. Faire le point sur ce qui compose votre bureau, surtout si vous êtes dans le même espace depuis longtemps, fait une énorme différence pour vous garder préparé, dans les délais et à l’abri de toute surprise accablante ou peu accueillante lors de votre déménagement.
Lors de l’inventaire de vos affaires et de l’organisation du matériel, des documents ou du stock existant, essayez de vous faire une bonne idée du matériel d’emballage dont vous pourriez avoir besoin pour tout mettre en forme le jour du déménagement ou pour estimer le type de matériel dont vous avez besoin. les déménageurs commerciaux pourraient avoir besoin d’emballer et de préparer vos affaires. Lorsque vous vous organisez, vous devez également prendre note des décorations ou des meubles particulièrement inhabituels que vous pourriez avoir dans votre bureau ou votre entreprise et qui pourraient nécessiter des soins, un équipement ou une stratégie particuliers pour vous déplacer en toute sécurité. Si vous remarquez des articles qui pourraient être considérés comme «spéciaux» ou un peu hors de l’ordinaire, assurez-vous d’en informer vos déménageurs pendant votre processus de devis afin qu’ils puissent vous donner l’estimation la plus précise possible.
Tout comme c’est le cas pour les déménagements résidentiels, vous devez toujours passer en revue tous vos articles et désencombrer les choses que vous ne voulez pas, dont vous n’avez pas besoin ou que vous n’utilisez pas avant de commencer avec les aspects d’emballage réels de votre déménagement. Cela vaut pour des choses comme l’ancien équipement, la technologie et les ordinateurs, ainsi que des meubles anciens ou supplémentaires, et même des choses comme des marchandises de l’entreprise ou des articles avec des logos ou des dessins obsolètes.
Cela peut également s’appliquer à des objets que vous auriez pu stocker à un moment donné ou à des documents papier que vous avez numérisés depuis longtemps mais que vous ne saviez pas comment éliminer correctement à ce moment-là. Parcourez tous vos placards et espaces de stockage et débarrassez-vous de tous les déchets dont vous savez qu’ils ne devraient pas vous accompagner dans votre nouvel espace.
L’une des choses les meilleures et les plus bénéfiques que vous puissiez faire tout au long de votre déménagement est de vous engager et de communiquer correctement avec vos employés du début à la fin. Informez vos employés de votre déménagement dès que vous décidez d’aller de l’avant et de le finaliser. Si vous travaillez dans une petite entreprise, essayez de les faire venir et d’obtenir également leur avis. Être transparent sur un déménagement et ses raisons, ainsi que donner à vos employés le plus de préavis et de communication possible sur l’ensemble du processus ira un long chemin. Ceci est particulièrement important si votre déménagement peut être longue distance ou si vos employés doivent se déplacer eux-mêmes pour suivre votre entreprise s’ils choisissent de le faire.
Être attentif à vos employés et les impliquer dans le processus les incitera à s’investir et à s’enthousiasmer pour votre déménagement. De cette façon, vous pouvez également accélérer le processus d’organisation, de désencombrement et d’emballage et de déménagement en leur faisant parcourir leurs propres espaces et bureaux et en les aidant à lire votre bureau pour le déménagement. Vous pouvez également obtenir leurs avis et recommandations quant à l’aménagement et à la conception de votre nouvel espace pour vous assurer qu’ils sont aussi heureux et adaptés que possible dans le nouveau bureau vers lequel vous vous dirigez.
Si vous êtes en mesure de parcourir votre nouvel espace, il peut être très utile de le faire pour planifier l’aménagement et la conception de votre nouvel espace. Si vous avez un plan d’étage du nouvel espace, vous pouvez également l’imprimer et établir votre disposition théorique pour les meubles, les bureaux, etc. Cela vous permettra de diriger plus efficacement vos déménageurs et de vous occuper de tout problème potentiel d’espace ou de mobilier avant qu’il ne se produise.
Comme nous l’avons mentionné précédemment, essayez de faire participer vos employés à l’aménagement et à la conception du nouvel espace. L’aménagement de votre nouvel espace peut avoir un impact énorme sur la qualité du travail produit par vos employés et sur la culture et l’environnement de travail que vous cultivez dans votre entreprise ou votre bureau. Modifier l’aménagement de votre nouvel espace peut faire une grande différence dans l’amélioration de la productivité, des attitudes et du moral de vos employés.
Communiquez toujours ouvertement avec votre équipe informatique (si vous en avez une) et faites-leur savoir ce que votre déménagement pourrait impliquer afin qu’ils puissent faire les plans nécessaires pour assurer la sécurité de toutes vos technologies et faire les plans nécessaires pour obtenir le réseau et l’équipement de votre bureau. remis en marche le plus simplement possible lors d’un déplacement.
Votre équipe informatique devra également faire l’inventaire de votre équipement et déterminer la meilleure façon d’emballer et d’organiser ces articles sensibles tout au long de votre déménagement. Cela facilitera le déplacement de ces articles pour vos déménageurs et permettra à votre nouveau bureau de s’installer beaucoup plus efficacement.
Lorsque vous préparez un déménagement, assurez-vous d’avoir planifié les échéances et les réunions du projet de vos employés de manière à ne pas entrer en conflit avec votre déménagement ou l’emballage qui l’a précédé. Ne planifiez rien et n’avez pas de projets difficiles en cours au milieu des jours précédant ou suivant le jour du déménagement, car vous et votre équipe aurez besoin de temps pour coordonner et configurer vos espaces et vous installer au bureau, ainsi que du temps pour se concentrer sur le déménagement lui-même et emballer leurs affaires.
Si vous avez des clients qui doivent être vus pendant ces jours, essayez de tout planifier hors site si possible pour éviter d’avoir à montrer aux clients votre nouveau bureau dans un état de désarroi.
Avant le jour du déménagement, vous et vos employés devez emballer vos articles et les étiqueter en conséquence. Garder les articles étiquetés les gardera non seulement en sécurité et empêchera vos déménageurs de les empiler accidentellement de manière incorrecte ou de compromettre potentiellement des articles fragiles. Écrivez toujours clairement ce qu’il y a dans chaque case sur les côtés et en haut de chaque case pour vous assurer que rien n’est erroné ou oublié, et essayez de garder les choses segmentées et séparées par département si possible. Cela facilitera les choses pour vous, vos employés et vos déménageurs.
Enfin et surtout, vous devez prendre le temps d’informer tous les partenaires, clients ou entreprises ou fournisseurs concernés de votre déménagement, et de mettre à jour votre adresse auprès de l’USPS, des agences gouvernementales, des fournisseurs de services publics, des fournisseurs ou des sites numériques concernés tels que Google Business ou Japper. N’oubliez pas d’annoncer également votre déménagement et de mettre à jour votre adresse dans les correspondances telles que les e-mails, les réseaux sociaux et votre site Web.
Maintenant que vous disposez du guide complet de planification d’un déménagement de bureau, vous pouvez démarrer votre entreprise de manière efficace et efficiente. Vous recherchez la bonne entreprise de déménagement de bureaux pour vous préparer à réussir votre déménagement ? Découvrez ce qu’Arpin Van Lines peut faire pour vous et votre entreprise aujourd’hui. Nos nombreuses décennies d’expérience commerciale et notre connaissance des déménagements de bureaux vous assureront non seulement de recevoir les meilleurs prix pour votre entreprise, mais aussi que votre déménagement sera géré avec le plus grand soin et professionnalisme. Voyez ce qu’Arpin peut faire pour vous dès aujourd’hui !
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