Les 5 éléments essentiels d’un déménagement de bureau en douceur
Les déménagements de bureaux sont complexes. Ils nécessitent une planification, une communication et une organisation minutieuses. Voici des conseils pour faire votre déménagement de bureau un succès.
1. Affectez un coordinateur de déménagement
Le déménagement se déroulera beaucoup plus facilement si un responsable est désigné pour diriger l’équipe de déménagement. Le coordinateur du déménagement doit être bien organisé, avoir un bon budget et avoir le souci du détail. Ils devraient être capables de travailler avec une équipe pour élaborer un plan de déménagement, interroger les déménageurs et choisir la meilleure entreprise. Ils doivent également avoir de bonnes compétences en communication et en collaboration.
2. Communiquer sur le déménagement
Communiquez d’abord avec vos employés. Informez les employés de la date du déménagement et de l’emplacement du nouveau bureau. Donne leur possibilités de rétroaction dans le processus ; par exemple, suggérer des aménagements de bureau. Si la réinstallation est longue distance, préparez-vous avec des forfaits de réinstallation pour les employés que vous souhaitez conserver.
Vous aurez également communiquer avec les clients sur plusieurs supports : publicités, sites Web, en personne, écrits et médias sociaux. Insistez sur la façon dont le déménagement leur sera bénéfique ; par exemple, vous rapprocher d’eux ou fournir un espace pour élargir les offres de produits.
Enfin, rédigez une lettre à communiquer votre déménagement aux fournisseurs. Communiquez-leur votre nouvelle adresse et la date d’entrée en vigueur bien avant votre déménagement. N’hésitez pas à les remercier pour leur soutien.
3. Planifiez tout temps d’arrêt
Élaborez un plan pour faire face à tout temps d’arrêt. Par exemple, de nombreuses entreprises préfèrent déménager le week-end pour réduire les temps d’arrêt. D’autres peuvent se déplacer par phases. Pourtant, d’autres font travailler des employés à distance pendant plusieurs jours. Décidez quelles options fonctionneront le mieux pour votre entreprise, puis accordez une période de grâce de quelques jours pendant laquelle vous évitez de planifier des rendez-vous avec les clients.
4. Faites participer l’informatique
Votre personnel informatique doit commencer à planifier le déménagement dès que possible. L’informatique devrait être impliquée dans les discussions sur les rénovations de bâtiments pour se préparer aux besoins technologiques. Le personnel doit également examiner attentivement l’équipement pour déterminer quelle entreprise doit déménager et laquelle remplacer et recycler.
Une fois que vous avez décidé du matériel à déplacer, vérifiez-le attentivement pour détecter d’éventuels problèmes et emballez-le soigneusement. Prenez des mesures pour protéger vos données. Maintenez la garde claire de chaque périphérique de stockage de données, en vérifiant le sceau à chaque emplacement pour détecter toute falsification.
Enfin, documentez tout ce qui concerne votre système, même jusqu’à l’emplacement de chaque câble, afin de pouvoir le configurer à nouveau après le déménagement.
5. Engagez des déménageurs professionnels
Un déménageur professionnel ayant de l’expérience dans les déménagements commerciaux est indispensable pour un déménagement en douceur. Le déménageur professionnel peut offrir des conseils et des ressources pour faciliter le déménagement. Le déménageur peut également fournir des services d’emballage et de déballage. Avoir le pack de déménagement vous permet, à vous et à votre personnel, de rester productifs et d’offrir un service client convivial avec moins de perturbations.
Lorsque vous interviewez des entreprises, assurez-vous qu’elles ont de l’expérience dans le déménagement d’entreprises similaires à la vôtre. Vérifiez également leurs antécédents grâce à des critiques en ligne et des appels téléphoniques à leurs références.
Les déménagements de bureau simplifiés
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